Nachricht vom 08.01.2021 
Vorteile von externen Fach-Agenturen
Mittelständische Unternehmen stehen heute wie nie zuvor vor großen Herausforderungen. Insbesondere die voranschreitende Digitalisierung und die damit verbundenen Transformationsprozesse erfordern in vielen Bereichen ein Umdenken. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und sich positiv von der Konkurrenz abzuheben, ist es oft erforderlich externe Dienstleister mit ins Boot zu holen, um Geschäftsprozesse teilweise oder gar komplett auszulagern. Unternehmen können stark von dem externen Fachwissen spezialisierter Dienstleister profitieren.
Oft ist spezielles Fachwissen innerhalb des Unternehmens nicht vorhanden
Mittelständische Unternehmen verfügen in der Regel über geringere Mitarbeiterkapazitäten als Großunternehmen. Prinzipiell ist es selbstverständlich besser, alle relevanten Geschäftsprozesse inhouse umzusetzen. Die Anbindung vor Ort und der unmittelbare Austausch mit allen Abteilungen ist jedoch kostenintensiv und mitunter ineffektiv. Spezialisierte Agenturen verfügen über eine ganz andere Infrastruktur und können Aufgaben oder Projekte effizienter umsetzen als es der Fall ist, wenn man nicht über Mitarbeiter mit entsprechendem Fachwissen verfügt. Die Frage nach dem für und wider des Auslagerns bestimmter Prozesse und Aufgabenfelder an eine externe Agentur ist dabei von verschiedenen Faktoren abhängig, die es gilt individuell zu berücksichtigen. Pauschal lässt sich also nicht sagen, welche Aufgabenbereiche besser inhouse oder extern abgewickelt werden sollten, es gibt jedoch Bereiche, welche sich in der heutigen Zeit geradezu anbieten. Dazu zählen neben Marketing vor allem Buchhaltung und Steuerberatung, Kundenservice sowie IT und Datenverarbeitung.
Marketing
Eine Online-Präsenz und effektives Online-Marketing sind heute selbst für Unternehmen, die vornehmlich im Offline-Bereich operieren unabdingbar geworden. Viele mittelständische Unternehmen sind allein aufgrund der Personalkosten nicht in der Lage, eine eigene Marketing-Abteilung aufzubauen und sind auf die Unterstützung von externen Agenturen angewiesen, um diesen wichtigen Bereich abzudecken. Der wesentliche Vorteil besteht hier darin, dass eine Agentur über Spezialisten verfügt, welche alle relevanten Bereiche professionell abdecken können. Beschäftigt man entsprechendes Personal inhouse, können sie in der Regel nicht mit genug Arbeit versorgt werden, was das Marketing-Budget unnötigerweise belastet. Nur wenn das Marketing-Budget wirklich großzügig zur Verfügung steht, kann es sich lohnen eine eigene Marketing-Abteilung zu betreiben.
Buchhaltung und Steuerberatung
In vielen Fällen verfügen mittelständische Unternehmen nicht über das Fachwissen, welches notwendig ist, um alle steuerbezogenen Aspekte rund um den Betrieb zu erfassen. Buchhalter, Steuerberater und Kanzleien hingegen haben täglich mit diesen Angelegenheiten zu tun und eignen sich daher sehr gut, um entsprechende Arbeiten auszulagern. Nur große Unternehmen und Konzerne sind in der Lage, eigene Abteilungen für Steuerangelegenheiten und Buchhaltung aufgrund des entsprechenden Budgets. Auch von einer externen Buchhaltung können mittelständische Unternehmen profitieren und sich somit mehr auf das Kerngeschäft fokussieren.
Kundenservice
Während große Unternehmen meist in der Lage sind ein eigenes Kundencenter einzurichten, kommt dies für die meisten mittelständischen Unternehmen aufgrund des Kostenaufwands nicht infrage. Den Kundenservice an ein externes Unternehmen auszulagern ist jedoch eine gute Alternative. Der jeweilige Bedarf kann individuell an das Unternehmen angepasst werden und so vom E-Mail-Kontakt über Telefonkontakt bis zum rundum Kundenservice entsprechende Dienstleistungen in Anspruch genommen werden.
IT und Datenverarbeitung
Abhängig von der Unternehmensgröße und dem vorhandenen Know-how ist es oft unumgänglich IT-Technologie an einen externen Dienstleister auszulagern. Dies ist nicht nur bei kleinen und mittelständischen Unternehmen der Fall, sondern auch bei vielen großen Unternehmen oder Banken. Der sich rasant verändernde Markt im IT-Sektor erfordert in vielen Fällen Spezialwissen, beispielsweise im Bereich Webentwicklung, Softwareprogrammierung oder auch Netzwerkinfrastruktur und zudem auch entsprechend teure IT-Infrastruktur. In diesem Bereich haben mittelständische Unternehmen zahlreiche Optionen, bestimmte Aufgabenbereiche oder gleich die komplette IT an einen externen Dienstleister auszulagern.
Entscheidung ist immer Einzelfall-abhängig
Die Entscheidung für oder wider eine externe Agentur ist wie bereits erwähnt stark Einzelfall abhängig. Es ist durchaus sinnvoll, die Kosten für die eine und andere Variante durchzurechnen und den jeweiligen Arbeitsaufwand dabei zu berücksichtigen. Eine Entscheidung muss zudem nicht für immer gefällt werden, es ist durchaus möglich diese jederzeit an sich ändernde Umstände anzupassen. So ist es nicht selten so, dass wachsende Unternehmen im Laufe der Zeit einige Aufgaben wieder inhouse übernehmen, sobald die entsprechenden finanziellen Kapazitäten vorhanden sind und sich der Mehraufwand Kosten-technisch lohnt. Im Zuge der Digitalisierung und den wachsenden Globalisierungsprozessen ist es aber langfristig eher auf eine Entwicklung hinauslaufen, dass Unternehmen ihre Kapazitäten durch das Auslagern von Geschäftsprozessen erweitern werden. Die Erweiterung des Personals ist in der Regel immer mit einem höheren Kostenaufwand verbunden, als externe Agenturen für die entsprechenden Arbeiten zu beauftragen.
Eine Alternative zu externen Agenturen stellen zudem Freelancer dar. Diese können flexibel eingesetzt werden, um eigene Marketing vorhaben professionell und zielgerichtet zu unterstützen. Im Gegensatz zu einer Agentur, die in der Lage ist alle Bereiche abzudecken, kann es jedoch mitunter schwierig sein, die Zusammenarbeit mit mehreren Freelancern zu koordinieren. Letztlich ist es immer eine Einzelfallentscheidung, ob bestimmte Geschäftsprozesse und operative Prozesse ausgelagert werden, oder inhouse abgewickelt werden. (prm)
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