Wirtschaft | Gastartikel
Nachricht vom 20.08.2021 
Die richtige Urlaubsplanung für das Unternehmen
Niemand hält es sinngemäß wie Pippi Langstrumpf und geht nur arbeiten, um schließlich Urlaub wie alle anderen auch zu bekommen. Man arbeitet, um seinen Lebensunterhalt zu bestreiten und freut sich seine Urlaubstage maximal ausnutzen zu können. Aus dieser Haltung resultiert, dass es in Unternehmen oft zu Diskussionen kommt, wer denn nun das lange Wochenende freibekommt und wer die begehrtesten Wochen im Sommer an den Strand oder in die Berge darf. Erfolgreiche Urlaubsplanung in Unternehmen sollte folgende Faktoren berücksichtigen.
Wann ist der optimale Zeitpunkt zum Planen?
Die Urlaubsanträge der Mitarbeiter sollten so bald wie möglich zu Beginn des Jahres eingereicht werden. Dann kann der Unternehmer seine Pläne für das Jahr damit abgleichen. Wann sind große Projekte geplant, bei denen alle Mitarbeiter anwesend sein müssen? Wann ist eventuell Betriebsurlaub eingeplant?
Nach diesen Kriterien können die Urlaubsanträge entweder positiv oder abschlägig beschieden werden.
Wichtiger Hinweis für Arbeitnehmer: Wurde einem Urlaubsantrag einmal zugestimmt, kann diese Zustimmung nur zurückgenommen werden, falls das Unternehmen ansonsten ruiniert wäre. In dieser Ausnahmesituation muss der Arbeitgeber alle Kosten für die Stornierung tragen und die Urlaubstage werden wieder gutgeschrieben.
Regeln machen die Planung leichter
Nichts sorgt so schnell für Unmut im Unternehmen, wie die Urlaubsplanung. Klare, gut kommunizierte, Regeln sorgen für Gleichberechtigung.
• Brückentage: Hier bietet sich ein rotierendes System an. So kommt jeder mal dran. Bei kleineren Firmen gibt es vielleicht sogar Angestellte, die ein Herbstwochenende den Frühjahrswochenenden vorziehen. Ein offenes Gespräch regelt vieles unkompliziert.
• Ferien: Hier greift auch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). So haben Mitarbeiter, die etwa Partner haben, die in Schulen arbeiten, in Ferienzeiten Vorrang. Auch die Wünsche von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern müssen während der Ferienphasen zuerst erfüllt werden.
Darauf sollte man bei der Urlaubsplanung achten
Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Lösungen, denn mit Urlaubsplaner Überschneidungen vermeiden, ist leichter.
Zudem hat man den Mehrwert, dass bei diesen Systemen auch die Kollegen sehen, wann andere im Team nicht da sind und, wann sie wiederkommen. So können etwa Kundenanfragen professionell beantwortet werden, etwa mit dem Verweis, dass der zuständige Kollege in 3 Tagen wieder im Haus ist. Auch die Meeting-Planung ist einfacher, wenn man einen Überblick hat, wann das Kernteam vor Ort ist.
• Einem Mitarbeiter steht es zu, seine Urlaubstage alle an einem Stück zu nehmen, außer massive betriebliche Gründe sprechen dagegen.
• Einem Mitarbeiter stehen mindestens 2 Wochen Urlaub am Stück zu.
• Betriebsurlaub darf nicht mehr als 60 Prozent der Urlaubstage verschlingen. Alle Urlaubstage darüber hinaus darf ein Mitarbeiter selbst wählen.
• Urlaubstage können nicht ausgezahlt werden, da der Gesetzgeber den Urlaub mit dem Zweck der Erholung verknüpft hat. Eine Auszahlung würde diesem Ziel widersprechen.
• Bei der Festlegung des Urlaubs sind die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.
Welchen Mitarbeiter kann ich wann ersetzen?
Vertreten sich zwei Mitarbeiter im Unternehmen gegenseitig, sollten diese Personen sich vorab absprechen, sodass es nicht dazu kommt, dass diese Position gänzlich unbesetzt ist. Auch sollten Abteilungsleiter mit ihrem Team Gespräche führen, wer in welchen Phasen unbedingt im Unternehmen sein muss.
Resturlaub und Überstunden
Resturlaub darf mit ins neue Jahr genommen werden, muss dann allerdings in den ersten drei Monaten genommen werden. Generell sollten Arbeitgeber darauf achten, dass alle Mitarbeiter, den ihnen zustehenden Urlaub, auch im Verlauf des Jahres nehmen.
Bei Überstunden sollte der Arbeitgeber zeitnah für Ausgleich sorgen. Zum einen beugt man so Erschöpfung und Krankheiten im Team vor und verhindert auch, dass größere Überstundenansammlungen den Betriebsablauf später behindern.
Krank im Urlaub
Der schlimmste Fall für einen Mitarbeiter, aber leider nicht so selten. Denn oft verdrängt der Körper in Stressphasen die Erschöpfung und in den ersten Urlaubstagen zeigt der Körper dann Krankheitssymptome. Oder aber, man hat einen Unfall. In beiden Fällen muss der Arbeitnehmer unbedingt zum Arzt gehen und sich die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen lassen. Dann werden die Urlaubstage wieder gutgeschrieben und können zu einem anderen Zeitpunkt genommen werden.
Fazit
Bei der Urlaubsplanung zeigt sich, wie teamfähig die einzelnen Mitarbeiter sind. In kleineren Betrieben können Absprachen im Team die Planung erleichtern. Bei größeren Unternehmen helfen digitale Lösungen den Überblick zu bewahren. Langfristige Urlaubsplanungen sorgen für ein reibungsloses Jahr. (prm)
Agentur Artikel
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