Nachricht vom 25.01.2021 
Prozessoptimierung in Unternehmen: Innovative Software- und KI-Lösungen
Während deutsche Firmen der Digitalisierung oft noch nachlaufen, werden die Vorteile immer deutlicher. Gerade bei der Steuerung von Unternehmensprozessen hilft moderne Software inzwischen sehr effizient. Ausgeklügelte Systeme wie Process Mining oder Künstliche Intelligenz etablieren sich. Auch in der Region rüsten einige Unternehmen verstärkt für die Zukunft auf.
Dass sich Geschäftsprozesse durch smarte Software heutzutage wirkungsvoll optimieren lassen, ist den meisten Unternehmen bekannt. Dass sie dadurch mitunter auch viel Geld einsparen können, dürfte ebenfalls kein Geheimnis mehr sein. Dennoch führen gerade deutsche Firmen neueste Technologie oft nur zögerlich ein, weil ihnen Zeit, Personal und Know-how fehlen.
So sind etwa einer Erhebung in der Fertigungsindustrie zufolge rund 60 Prozent der befragten Unternehmen der Ansicht, dass Künstliche Intelligenz großes Potenzial zur Prozessoptimierung bietet und modernste Softwarelösungen die Datenqualität erhöhen können. Dennoch setzen nur 24 Prozent der Firmen bereits entsprechende Maßnahmen um, bei 40 Prozent sind diese zumindest in Planung.
IT-Experten empfehlen Unternehmen in der Folge immer wieder, sich mehr den neuen Technologien zur Verbesserung ihrer Betriebsabläufe zu widmen. Doch nicht über alle Branchen hinweg herrscht gleich viel Nachholbedarf. Während manche Sektoren schon gut digitalisiert sind, benötigen andere schlicht gar keine weitreichende Prozessoptimierung, weil ihre Abläufe nicht allzu komplex und zahlreich sind. Wieder anderen fehlt die nötige Finanzkraft oder Expertise. Deshalb sollten sich Unternehmer vor einer möglichen Innovationsoffensive folgende grundlegende Fragen stellen:
• Lage klären: Wo braucht es überhaupt zusätzliche bzw. modernere Software? Welche Prozesse lassen sich digital abbilden? Wie können Redundanzen geschaffen und Schnittstellen verbessert werden?
• Art der Software: Sind die Geschäftsprozesse so komplex, dass sich die Entwicklung einer eigenen Softwarelösung lohnt? Reicht ein modulares System aus, das flexibel angepasst werden kann? Oder ist ein betreutes ERP-Standardsystem schon genug?
• Finanzierung und Umstellungszeit: Lassen sich die Kosten für die neue Software aus eigener Kasse stemmen? Oder müssen Hilfen, etwa aus dem Digitalisierungsprogramm des Bundes für mittelständische Unternehmen, beantragt werden? Wie viel Zeit ist einzurechnen, bis die neuen Systeme von der Implementierung bis zur reibungslosen Nutzung voll zur Verfügung stehen?
• Dienstleiter prüfen: Gibt es im Unternehmen bereits genug Fachleute, die die Umstellung selbst managen können oder braucht es externe Dienstleister? Wie sicher sind die Unternehmensdaten bei möglichen Dienstleistern? Welche Referenzen können diese vorweisen und wie läuft die Kommunikation mit ihnen ab?
• Mitarbeiter einbinden: Welche Aspekte der neuen Software erleichtert den Beschäftigten ihre tägliche Arbeit? Wie lassen sie sich in den Entwicklungsprozess von Anfang an integrieren? Welche Schulungen brauchen sie, um das Neue zu erlernen?
Abläufe durch Process Mining analysieren
Um Prozesse im Unternehmen möglichst schnell evaluieren und optimieren zu können, wird die Methode des Process Mining immer beliebter. Dabei wertet eine Reporting-Software in Echtzeit Daten aus, die beim Durchlaufen von Prozessen in den IT-Systemen mithilfe einzelner digitaler Spuren protokolliert werden. Welche Dateien erfasst werden sollen, kann individuell nach Bedarf festgelegt werden. Die Auswertung erfolgt im Wesentlichen über eine graphische Aufbereitung der Prozessabläufe. Hierbei werden übersichtlich alle entscheidenden Durchlaufzeiten und Fallzahlen visualisiert und kritische Stellen sichtbar. Eine nützliche Basis für Optimierungen ist geschaffen.
Solche Erhebungen waren bis zur Einführung spezieller Mining-Software äußerst personal- und zeitintensiv. Es brauchte ausführliche Audits, bei denen sich die Teilnehmer um eine möglichst hohe Genauigkeit beim Abbilden der Prozesse bemühen mussten. Durch die Mining-Software werden dagegen die realen Sachverhalte eins zu eins abgebildet und Potenziale lückenlos sichtbar. In wenigen Augenblicken können vollständige Prozessmodelle aus erhobenen Daten aufgebaut werden.
Es lassen sich Ist-Zustände mit Soll-Werten abgleichen, beispielsweise bei Bearbeitungszeiten oder Lieferengpässen. Ein Algorithmus in der Software kann Ursachenanalyse betreiben sowie Verbesserungsmaßnahmen vorschlagen und priorisieren. Die Mining-Software ist in der Regel auch mit bestehenden ERP-Systemen der Unternehmen ohne größere Probleme zu verbinden.
Künstliche Intelligenz managt große Datenmengen
Während sie gesamtgesellschaftlich noch kontrovers diskutiert wird, kann Künstliche Intelligenz (KI) gerade bei der Prozessoptimierung von unstrittigem Nutzen sein. Bestimmte Aufgaben innerhalb einer Wertschöpfungskette, die früher manuell zu erledigen waren, können dank KI automatisiert ablaufen – auch wenn dem System Informationen fehlen oder gewisse Parameter nicht erfüllt sind. Zudem können komplexe Aufgaben durch KI für die Mitarbeiter erleichtert werden, indem das System die einzelnen Problemstellungen mit passenden Informationen anreichert. Enorme Datenmengen, die dafür nötig sind, lassen sich einfach in einer zugehörigen Cloud speichern und sind in Echtzeit abrufbar.
So kann KI zum Beispiel im Bereich Kundenservice die Berater entlasten, indem sie Chatbots mit den Kunden führt. In verarbeitenden Unternehmen ist durch KI eine effiziente Analyse von Daten zum Reparatur- und Wartungsbedarf von Maschinen zu erhalten. Bei Lieferdiensten punktet eine intelligente Organisation von Lieferketten, die angepasst ist an aktuelle Parameter wie das Wetter, ein besonderes Lieferaufkommen an einzelnen Tagen oder Verkehrssituationen.
In der Energiewirtschaft kann KI ein smartes Prognosesystem bieten, bei dem über die Analyse von Datenmassen eine effizientere Bedarfssteuerung möglich wird. Experten empfehlen zumeist, KI Anwendungen zunächst in kleineren Einzelprojekten im Unternehmen zu testen und erste Erfahrungen zu machen, bevor es an das Ausrollen auf weitere Prozesse geht. Erst dann wird die KI Nutzung skalierbar und zu einem echten Gewinn.
Qualitätskennzahlen bieten valide Grundlage
Kaum einem Unternehmen wird der Einsatz solch moderner Softwaretechnik jedoch etwas nützen, wenn es deren Erfolg nicht objektiv messen kann. Um dies zu gewährleisten, ist die Einführung von genauen Qualitätskennzahlen nötig. Das Konzept der so genannten „Key Performance Indicators“ (KPI) ermöglicht es Firmen, nach definierten Messgrößen den Ist-Zustand der jeweiligen Prozesse zu ermitteln und ihn mit angestrebten Zielen zu vergleichen. Das lässt sich für jede Geschäftstätigkeit in allen Unternehmensbereichen nutzen.
Eine regelmäßige Auswertung der Daten erhöht den Erfolg und bietet ein wichtiges Steuerinstrument für Prozessoptimierungen. Die Erhebung und Auswertung der Daten ist heutzutage mittels leistungsstarker KPI-Reporting-Software reibungslos möglich. Sie ist in der Lage, automatische Reportings zum Prozessablauf zu erstellen und über ein Dashboard eine interaktive und dynamische Überwachung zu realisieren.
Unternehmen haben die Chance, sich für ein Qualitätsmanagement-System nach DIN ISO-Norm zertifizieren zu lassen. Dieses beinhaltet automatisch die Verpflichtung, KPI-Analysen durchzuführen. Der TÜV empfiehlt sowohl größeren als auch kleineren Unternehmen den Einsatz von Qualitätskennzahlen und schult diese darin. Im Kern baut das Konzept auf drei Kategorien von Kennzahlen auf: Ergebniskennzahlen, die gesetzte Ziele verifizieren, Störungskennzahlen, die die Störanfälligkeit von Prozessen beschreiben und Steuerungskennzahlen, welche Vorgaben für Prozessabläufe messen.
Unternehmen der Region schreiten voran
Auch Firmen aus Rheinland-Pfalz und dem Westerwald bemühen sich zunehmend um die Digitalisierung ihrer Geschäftsabläufe. Unterstützt werden sie dabei seit 2018 landesweit vom „Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum“ in Kaiserslautern. Dieses ist Teil eines großen Förderprogramms des Bundeswirtschaftsministeriums zur Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen. Das Kompetenzzentrum berät diese Firmen zu intelligenten Systemen und Technologien, unter anderem auch zu KI und digitalen Prozessen.
Seit Sommer 2019 sind dort sogar KI-Trainer im Einsatz, die Unternehmen aus dem Bundesland speziell alles Wichtige zum Thema Künstliche Intelligenz vermitteln und sie damit an KI heranführen sollen. Auch die Industrie- und Handelskammer (IHK) Koblenz unterstützt ihre Mitglieder beim digitalen Wandel. Im Zuge der Kampagne „Digitale Zukunft“ stehen den Firmen Informations-, Beratungs- und Weiterbildungsangebote der IHK zur Verfügung.
Initiativen in Sachen Digitalisierung sind auch schon konkret in Unternehmen der Region gestartet. So treiben etwa die Stadtwerke von Neuwied den digitalen Wandel voran, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dort wurden Datenbanken umfangreich digitalisiert, um sie für die Mitarbeiter von allen Orten aus schnell verfügbar zu machen und damit Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
Die in Waldbreitbach beheimatete Pflege-Unternehmensgruppe Marienhaus nutzt die digitale Transformation unter anderem für eine interne Lernplattform. Darüber kann das Personal Schulungen und Unterweisungen zu verschiedensten Themenbereichen in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder Jugendzentren zentral und passgenau abrufen. Eine dadurch konstante Qualität des zu vermittelnden Stoffes kommt den betreuten Menschen in den jeweiligen Einrichtungen zugute. Außerdem fallen durch die Plattform Präsenzveranstaltungen weg und die Mitarbeiter gewinnen Zeit. (prm)
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