Nachricht vom 12.08.2025 
Digitale Dokumentenverwaltung: Schnell und sicher mit Top-Tools
RATGEBER | Tauchen wir ein in die Zeit vor ein paar Jahrzehnten. Wie lief damals das Dokumentenmanagement ab? In den meisten Fällen wurde alles manuell erledigt. Die Mitarbeiter mussten die Dokumente lesen, korrigieren und anschließend erneut ausdrucken. Alle diese Aufgaben waren mühsam. Eine solche Dokumentverwaltung erforderte viel Zeit und Mühe. Heutzutage ist die Verwaltung von Dokumenten jedoch so einfach wie möglich. Sie können Dokumentenmanagement Software verwenden und komplexe und langwierige Aufgaben loswerden. Dies ist dank verschiedener Online-Tools möglich. Nachfolgend finden Sie einige der besten Web-Tools für die Zusammenarbeit. Unter diesen Tools finden Sie bestimmt eines, das Ihr Dokumentenmanagement zu einem einfachen und angenehmen Prozess macht.
Dropbox Paper
Dropbox Paper ist eine Lösung, die kreativen und Remote-Teams dabei helfen soll, Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten. Mit diesem Tool erhalten Sie und Ihr Team eine vereinfachte Online-Zusammenarbeit. In Echtzeit können Sie am Dokument arbeiten, Aufgabenlisten erstellen und Aufgaben zuweisen.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Der Dienst ist mit Dropbox verbunden;
● Es bietet viele Formatierungsmöglichkeiten;
● Es stehen verschiedene Funktionen für die hybride Zusammenarbeit zur Verfügung, wie Chat und Kommentieren.
Neben dem Workflow-Management ist die Ideenfindung und Zusammenarbeit eine Funktion von Dropbox Paper.
PDF Guru
PDF Guru ist eine moderne Online-Plattform zur Verwaltung von PDF-Dateien, auf der Sie online PDF zusammenfügen, signieren usw. können. Dieser PDF-Editor bietet verschiedene Lösungen für die Arbeit mit PDF-Dokumenten. Sie können verschiedene Formate in PDF konvertieren oder umgekehrt von PDF. Es bietet außerdem die Möglichkeit, PDF-Dateien zu komprimieren, sodass Sie problemlos Ihre Dokumente teilen können.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Benutzerfreundliche Website in verschiedenen Sprachen verfügbar;
● Die beliebtesten Dienste für die Arbeit mit PDF-Dokumenten, von der PDF-Erstellung bis zur Zusammenfassung;
● Es kann auf mobilen Geräten verwendet werden.
Digitale Dokumentenverwaltung mit PDF Guru spart viel Zeit.
Box
Box ist eine spezielle Software, mit der Sie Dateien einfach und sofort teilen können. Sie können von überall auf Ihre Dokumente zugreifen. Ihr Team kann Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. Mit diesem Online-Tool ist Projektmanagement ein einfacher Prozess.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Die Software ist sicher;
● Ihnen wird ein gut funktionierendes Tool angeboten;
● Der Service zeichnet sich durch eine einfache und funktionale Benutzeroberfläche aus.
Zu den Hauptfunktionen der Box-Software gehören die Dokumentkompilierung, Dateiarchivierung sowie Dokumentindizierung.
Bitrix24
Bitrix24 ist eine Plattform für Projektmanagement. Was ist das Besondere an dieser Plattform? Es bietet eine breite Palette an Diensten, darunter Tools für Video-Chat, Messaging, soziale Netzwerke, Kalender und Personalmanagementsysteme. Es verfügt auch über ein Dokumentenverwaltungssystem, sodass Sie Bitrix24 zum Speichern und Freigeben von Dateien verwenden können.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Eine effektive Lösung, um potenzielle Kunden zu erreichen und den Umsatz zu steigern;
● Ein digitaler Partner mit mehreren DMS-Optionen für unterschiedliche Zwecke;
● Es bietet eine kostenlose Basisversion.
Filecamp
Filecamp ist ein digitales Asset-Management-System. Dieses System ist eine großartige Lösung für kreative Dokumente und Dateien. Es bietet nicht nur traditionelle DAM-Funktionen (z.B. Mediathek, Online-Korrekturlesen sowie Markenempfehlungen). Es bietet außerdem Optionen zum Indizieren, Speichern und einfachen Auffinden von Dokumenten.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Der Service ist einfach zu bedienen;
● Neben den herkömmlichen DAM-Funktionen gibt es auch zusätzliche Optionen;
● Man kann verschiedene Unterkonten erstellen, wenn das Unternehmen mit mehreren Marken zusammenarbeitet.
Hightail Business
Hightail Business ist ein hervorragendes Dokumentenmanagementsystem. Es bietet Ihnen unbegrenzten Speicherplatz für Ihr Unternehmen und zahlreiche Zusatzfunktionen. Integration mit gängiger Software zur Verbesserung der Produktivität, Versionskontrolle mit Side-by-Side-Vergleich sind nur einige der Funktionen, die es bietet.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Attraktives Dokumentenmanagementsystem mit vielen nützlichen Funktionen;
● Es gibt Funktionen wie Teilnehmerverwaltung sowie Berechtigungen auf Organisationsebene;
● Eine Testversion des Businessplans ist verfügbar.
M-Files
M-Files ist eine großartige Kombination aus Dokumentenmanagementsystem und ECM auf einer Plattform. Mit dieser Lösung können Sie Ihre Dokumente anhand ihres Inhalts finden. Ihr Speicherort wird nicht berücksichtigt. Es kann in Unternehmenssoftwarelösungen integriert werden.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Die Plattform vereint Dokumentenverwaltung Software und elektronische Registrierkasse (ECM);
● Es bietet interessante Funktionen zur Optimierung von Arbeitsabläufen;
● Es kann in Unternehmenssoftwarelösungen und Produktivitäts-Apps integriert werden
Huddle
Huddle ist eine Software, die Ihnen hilft, besser mit Ihrem Team an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Mit diesem Tool erhalten Sie eine vereinfachte Versionskontrolle und Echtzeitbearbeitung. Dank dieser Lösung wird die Verbindung zwischen den Kollegen und dem Team gestärkt, außerdem findet eine Interaktion mit jedem einzelnen Mitglied statt. Zu den Hauptfunktionen dieses Tools gehören Offline-Zugriff, Dateiwiederherstellung und Tools zur Zusammenarbeit.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Offline-Zugriff auf Dienste ist möglich;
● Der Dienst verfügt über eine zuverlässige mobile Anwendung;
● Eine benutzerfreundliche Oberfläche.
ShareArchiver
ShareArchiver ist ein Dokumentenverwaltungstool, dessen Hauptaufgabe die Verwaltung der Datenspeicherung ist. Mit diesem Tool können Sie die Speicherkosten um bis zu 80 % senken. Sein Ziel ist es auch, die Datensicherheit zu verbessern. Darüber hinaus vereinfacht es den Datenzugriff.
Zu den Hauptvorteilen gehören:
● Es verfügt über ein fortschrittliches Automatisierungssystem;
● Die Daten werden durch 256-Bit-AES-Verschlüsselung und SSL-Verschlüsselung geschützt;
● Es spart deutlich Speicherplatz.
Schlussfolgerungen
Die Dokumentenverwaltung mit modernen Lösungen ist so einfach und komfortabel wie möglich. Oben finden Sie die wichtigsten Tools, die Sie bei Ihren verschiedenen Dokumentenverwaltungsaufgaben unterstützen. Egal, ob Sie Speicherplatz zum Speichern von Dokumenten sparen oder Ihr Dokument teilen möchten, finden Sie die für Sie optimale Lösung. (prm)
