Nachricht vom 01.09.2021 
Die Immobilie online selbst verwalten
Im vergangenen Jahr investierten rund 27 % der Befragten in Deutschland ihr Geld in Immobilien. Damit sind Immobilien als Kapitalanlagen auf Platz 4 der bevorzugten Anlagemöglichkeiten. Doch ist man Eigentümer von Immobilien und vermietet die Wohneinheiten, muss man diese auch verwalten. Die Zahlungen und Rückstände müssen erfasst und verbucht, Nebenkostenabrechnungen müssen für alle Mieter aufgestellt werden. Je nach Anzahl der Immobilien kann die Verwaltung auch ein Full-Time-Job sein, der viele rechtliche und steuerliche Stolperfallen birgt. Eine professionelle Immobilienverwaltungssoftware unterstützt.
Was versteht man unter einer Immobilienverwaltungssoftware?
Eine adäquate Softwarelösung, wie etwa die Immobilienverwaltung mit Objego, erfasst die Stammdaten aller Mieter, unabhängig davon, ob es sich um Wohn- oder Gewerbeimmobilien handelt.
Dann können zusätzlich alle relevanten Daten, wie etwa die der Abrechnung zugrunde gelegten Schlüssel darin festgehalten werden.
Verknüpft man die Immobilienverwaltungssoftware mit dem Immobilienkonto, werden auch alle Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch erfasst und mit dem jeweiligen Mieter verknüpft.
Zudem sind alle rechtlich und steuerlich relevanten Positionen eingespeichert, sodass man sich Schritt für Schritt durch die Punkte klicken kann und so keine wichtigen Elemente bei der Nebenkostenabrechnung übersieht. Aus den erfassten Daten werden dann automatisch die Abrechnungen für die jeweiligen Mieter generiert. Sie sind rechtlich korrekt und für den Mieter transparent gestaltet.
Der Vermieter, sprich Immobilieneigentümer, kann zum Jahresende per Knopfdruck alle relevanten Daten für die Steueranlage V erhalten und ausdrucken.
Softwarelösung oder Cloudlösung?
Eine Softwarelösung ist eher für den Ein-Mann-Betrieb geeignet. Sie ist fest auf einem Computer installiert und kann auch nur von dem jeweils berechtigten Verwalter genutzt werden. Geht der Computer kaputt, ist man ohne doppelte Sicherung der Daten auf einer externen Festplatte verloren. Langfristig ist diese Lösung günstiger, kann aber auch einschränken, wenn man die Verwaltung etwa mit einem Mitarbeiter teilen will.
Die Cloudlösung hat den Vorteil, dass mehrere berechtigte Personen darauf zugreifen können, unabhängig vom Standort. Da auch alle Rechnungen, Stammdaten und Zählerprotokolle digital erfasst werden, kann etwa der Verwalter vor Ort beim Kunden direkt auf alle Daten zugreifen und so auch direkt Probleme klären. Hier entstehen zuerst nur geringe Kosten, diese summieren sich aber über eine lange Nutzungsdauer hinweg. Dafür ist die Verwaltung beliebig ausbaubar und die Verwalter können ortsunabhängig handeln, gerade in Notfällen.
Welche Funktionen hat eine digitale Immobilienverwaltung?
● Bestandsaufnahme der einzelnen Wohneinheiten bezüglich Quadratmeter, Ausstattung, Baujahr, Lage und Mängel.
● Protokollierung der Wohnungs- und Schlüsselübergabe.
● Erfassung der Stammdaten und Abrechnungsschlüssel.
● Hinterlegung der Dokumente, wie etwa dem Mietvertrag.
● Erfassung der Daten für die Steueranlage V.
● Erfassung der Zahlungsströme und automatische Verknüpfung mit dem jeweiligen Mieter.
Was muss eine digitale Immobilienverwaltung können?
Es gibt zahlreiche Softwarelösungen auf dem Markt. Viele bieten aber Funktionen an, die erst für größere Immobilenunternehmen Sinn machen. Wer seine Immobilien selbst verwalten möchte, sollte sich genau notieren, welche Ziele er mit der Unterstützung der Software erreichen möchte.
Wichtig ist eine gute, am besten intuitive Oberfläche, sodass man sich nicht erst lange Zeit mit der Software auseinandersetzen muss, sondern diese unmittelbar einsetzen kann.
Entscheidet man sich für eine Softwarelösung, sollte man sich auch eines guten technischen Supports versichern. Zudem ist eine externe Sicherung der Daten wichtig.
Wählt man eine Online-Lösung, steht die Datensicherheit im Vordergrund. Man muss sich beraten lassen, wie etwa die Daten verschlüsselt sind.
Ideal ist das Programm, wenn es Schritt für Schritt Anweisungen beinhaltet, sodass man bei der Abrechnung der Nebenkosten etwa nichts übersieht, beziehungsweise wichtige Stammdaten gleich automatisch eingefügt werden.
Professionelle Immobilienverwaltungsprogramme unterscheiden automatisch zwischen Gewerbe- und Wohnimmobilien und sorgen für die passenden rechtlichen und steuerlichen Grundlagen bei den Abrechnungen. (prm)
Agentur Autorin:
Simone Hecker
