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Nachricht vom 21.06.2021    

So wird jede Großveranstaltung zum Publikumsmagneten

Ein Event ist eine besondere, einzigartige, spektakuläre und unvergessliche Veranstaltung. Diese treffende Definition findet man im Wirtschaftslexikon Gabler. Egal ob das Oktoberfest, Konzerte, Sportveranstaltungen oder Messen - genau solche Großveranstaltungen und damit die gesamte Event-Branche waren durch die Umstände zuletzt zum kompletten Erliegen gekommen. Doch Events können langsam wieder mit einer vorsichtigen Planung anvisiert werden und Veranstalter zeigen leichten Optimismus. Die Fußball-Europameisterschaft ist die erste Großveranstaltung, die nun wieder Spiele mit Fans im Stadion veranstaltet. Zur großen Freude der Fans.

Fotoquelle: pixabay.com

Die besondere Situation bringt mit sich, dass die EM diesmal in 11 verschiedenen Ländern ausgetragen wird. Auch das 60-jährige Jubiläum dieser Großveranstaltung macht sie zu einem Publikumsmagneten. Fußballfans fiebern mit ihren Mannschaften vor den Flat-Screen-TVs und ebenso in den Stadien. Auch bei den Sportwetten ist die Europameisterschaft hoch im Kurs und so bieten viele Online Anbieter gute Quoten für die Spiele. Man sollte außer auf die Quoten bei einem Anbietervergleich Zahlungsoptionen und andere Bedingungen achten: Wettanbieter mit PayPal sorgen für leichte Handhabung und für die Europameisterschaft-Wetten lohnt es sich auch die Augen nach Bonusangeboten offen zu halten. Die „europäischen Fußball-Festwochen“ von 11. Juni bis 11. Juli 2021 ziehen das Publikum über sämtliche Kanäle in ihren Bann und ist nach der langen Ruhephase ein besonderes gesellschaftliches Highlight.

Veranstaltungen von diesen Ausmaßen sind natürlich eine Herausforderung für die Organisatoren. Egal ob Sportliche Wettkämpfe, Volksfeste oder andere kulturelle Veranstaltungen, wie Theateraufführungen, Konzerte oder Festivals: Immer wird der Ablauf schon im Vorfeld bis ins kleinste Detail geplant.

Auch in der Region kann man diesen Sommer wieder Feste und exklusive Parties wie das Schlossfest auf Schloss Bürresheim oder Nordic Jazz auf dem Schlosshof Engers genießen.

Aber was genau muss man beachten, wenn man selbst ein kleineres Event oder eine Veranstaltung organisiert? Jedes Event fängt meist klein an und wächst dann.

Mit guter Planung zum erfolgreichen Event
Bei der Planung gibt es zahlreiche wichtige Parameter, die man sich im Vorhinein überlegen sollte. Jeder, der selber schon einmal – und sei es nur ein kleines Event wie zum Beispiel eine Geburtstagsparty – organisiert hat, weiß dass es spannend und vielseitig ist. Wer am Tag der Veranstaltung Chaos vermeiden möchte, der sollte schon frühzeitig an die wichtigsten organisatorische Punkte denken. Dazu zählen unter anderem:

• Termin der Veranstaltung
• Wo wird die Veranstaltung stattfinden – Veranstaltungsort
• Wer wird zu meinem Event kommen? Künstler / Akteure / Gäste / Zuschauer
• Aufstellung der Kosten und geplanter Umsatz
• Veranstaltungstechnik
• Kulinarisches Konzept – Catering
• Sicherheitsmaßnahmen und Hygienekonzept
• Bewerbung der Veranstaltung und Marketing
• Sponsoring und Werbepartner
• Rechtliche Themen – Anmeldung der Veranstaltung, Versicherung, DSGVO
• Team und Personalplanung

Das ist ein grober Überblick - aber über diese Punkte sollte man sich definitiv vor der detaillierten Planung eines Events Gedanken machen.

Typische Fehler vermeiden
Organisationstalent und der Blick für das Wesentliche werden vorausgesetzt. Aber auch trotz sorgfältiger und genauer Planung können sich kleine Fehler einschleichen, die für die Veranstaltung langfristige Folgen haben können. Die Zeitplanung kann komplett aus dem Timing geraten oder auch bei der Budgetplanung können sich auf einmal nicht geplante Defizite zeigen. Es gibt auch hier die „Klassiker“, die Fehler, die bei vielen Veranstaltungen passieren.

Die klare Zielsetzung fehlt
Die beste Idee hilft nichts, wenn man diese nicht konkretisiert. Hier helfen die W-Fragen: Wer, Warum, Wann, Wo, Weshalb? Je schwammiger die Inhalte und die Planung aufgestellt sind, desto fehleranfälliger ist die Veranstaltung. Was hier auch hilft, ist eine Marktrecherche. Gibt es schon ähnliche Veranstaltungen? Wie machen es Mitbewerber?

Schlechtes Zeitmanagement
Besser heute als morgen. Bei einer großen Veranstaltung gibt es sehr viel zu organisieren und ein straffer Zeitplan hilft hier einerseits den Überblick zu behalten andererseits auch effizient die verschiedenen Aufgaben und Tasks abzuarbeiten. Als Faustregel gilt für Großveranstaltungen mit der groben Planung ein halbes Jahr im Vorhinein zu beginnen. Spätestens einen Monat vor dem Event sollte alles fertig organisiert sein. Dann kann man sich entspannt auf die Veranstaltung und den konkreten Ablauf vorbereiten. Auch hier gibt es noch genug zu tun!

Prioritäten werden nicht gesetzt, Aufgaben werden nicht delegiert
Werbepartner für ein Inserat einer Zeitung zum Kaffee zu treffen ist zwar nett, sollte aber keinesfalls die erste Priorität sein. Wichtig ist, die Zeit effizient für relevante Aufgaben zu nutzen. Viele „Manager“ scheitern auch daran, Aufgaben zu delegieren. Das ist wichtig, um sich für die operativen Aufgaben freizuspielen. Es sollte eine Prioritätenliste für jeden einzelnen Teilbereich geben. Auch ein gutes Netzwerk zu den verschiedensten Dienstleistern und Lieferanten ist hier wichtig.

Auch wenn man denkt, dass alles perfekt organisiert ist, man sollte immer Alternativen oder einen Plan B parat haben. Es passiert sehr oft, dass Lieferanten kurzfristig nicht liefern können, Mitarbeiter einfach nicht zur Arbeit erscheinen oder der Strom oder gar das Internet ausfällt. Was macht man, wenn das Wetter plötzlich umschlägt? Krisenmanagement ist hier ein Schlagwort, das man auch in der Planung schon berücksichtigen sollte!

Der gelungene Veranstaltungstag
Viele Wochen und vielleicht auch Monate der Vorbereitung liegen hinter einem. Der Tag der Veranstaltung liegt vor einem. Alles ist bis in kleinste Detail geplant. Es gibt reges Interesse und zahlreiche Anmeldungen, Interessen oder Ticketverkäufe. Worauf muss man achten, damit die Veranstaltung nun auch tatsächlich ein Erfolg wird?

Ein guter Event-Tag steht und fällt mit gutem Personal. Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Dienstleistern und Organisationsstab muss funktionieren. Zudem sollte man ein verlässliches Team um sich haben, das auch selbstständig und lösungsorientiert handelt. Auch eine gewisse Vorausschau sollten die Mitarbeiter haben. Natürlich dürfen klare Anweisungen und eine genaue Aufgabenverteilung nicht fehlen. So wird die Zusammenarbeit gut funktionieren und einem reibungslosen Veranstaltungsablauf steht nichts mehr im Weg.

Sicherheit steht bei Großveranstaltungen an oberster Stelle. Jeder Veranstalter sollte eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen. Hier sind die größten Risiken abgedeckt. Natürlich braucht jede Veranstaltung ein Sicherheitskonzept, ebenso wie ein Coronakonzept. Hier gilt es mit größtmöglicher Sorgfalt zu arbeiten. Genau das sollte man bei der Personalplanung auch berücksichtigen, denn es sollte auch eine Liste geben, wo alle Verantwortlichen und deren Teilbereiche aufgelistet sind. Vor allem aber sollte man sich über bestimmte Themen schon vorab Gedanken machen:

• Teilnehmerbeschränkung - maximale Besucherzahl
• Ticketkontrolle, Einlass- und Taschenkontrolle
• Parkplatzsituation, Verkehrsführung und Absperrungen
• Notbeleuchtung und Rettungswegeplan, Notstromversorgung
• Brandschutz
• Jugendschutzmaßnahmen
• Krisenkommunikation

Erfahrung hilft
Nutzt man die Erfahrungen und bringt alles zu Papier, hilft das beim nächsten Mal. Was war gut, was kann besser gemacht werden? Vielleicht gibt es auch die Möglichkeit Mitarbeiter, Gäste oder Teilnehmer um Feedback zu bitten. All diese Daten kann man auswerten und gewinnbringend für das nächste Event verwenden. Wenn man offen für Vorschläge und Tipps ist, kann man sehr viel lernen und die Organisation immer weiter optimieren und vor allem perfektionieren. So wird nicht nur die Effizienz der nächsten Veranstaltung erhöht, auch Kosten können eingespart werden. Jeder der einmal eine Großveranstaltung organisiert hat weiß, dass es nicht nur viel Arbeit ist, sondern dass es außerdem sehr viel Spaß macht. Und so freut sich auch fast jeder schon wieder auf das nächste Event. (prm)

Agentur Autor:
Sebastian Maier



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