Werbung

Nachricht vom 14.02.2018 - 16:38 Uhr    

Stadtverwaltung setzt auf modernes Dokumentenmanagement

Wer als Privatperson etwas bestellt, erhält heutzutage oft genug seine Rechnung lediglich per E-Mail. Das elektronische Rechnungswesen hat nun auch Einzug bei der Stadtverwaltung Neuwied gehalten. Und das deutlich früher als es der Gesetzgeber vorschreibt. Optimierte Arbeitsabläufe oder neudeutsch „Workflow“ - darum geht es längst nicht mehr nur in der Wirtschaft, sondern auch in modernen Verwaltungen.

Rechnungen werden ab sofort elektronisch weiter verarbeitet. Foto: Wolfgang Tischler

Neuwied. In der Neuwieder Stadtverwaltung werden seit Anfang des Jahres eingehende Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet. Das müssen in Zukunft zwar alle Verwaltungen, doch die Neuwieder haben sich deutlich vor der Frist, die das Land vorgegeben hat, dazu entschieden. Vor allem, um frühzeitig Erfahrungen zu sammeln, wie Nathalie Schneider vom Fachbereich Organisation meint. Sie hatte die Leitung einer Projektgruppe inne, zu der Vertreter aus den Bereichen EDV, Stadtkämmerei, Organisation und Rechnungsprüfungsamt gehörten. Dieses Team begann im Herbst mit den Vorbereitungen und führte Ende 2017 flächendeckende Tests ein; der „Echtbetrieb“ läuft seit Kurzem. „Für ein Projekt dieser Größenordnung ein durchaus enges Zeitfenster“, kommentiert Gerhard Wingender, Leiter der EDV-Abteilung.

Das neue System, der „elektronische Rechnungsworkflow“, bringt viele Vorteile: „Was entfällt, ist das zeitraubende Freigeben von Rechnungen per Umlaufmappe und Excel-Listen“, berichtet Schneider. Stattdessen sammelt künftig die Poststelle alle eingehenden Rechnungen und leitet sie weiter an die zentrale Buchhaltung. Die Sachbearbeiter scannen die Rechnungen, erfassen Rechnungsnummer, Belegdaten und Absender, dessen Bankdaten wiederum automatisch eingelesen werden, kontieren soweit wie möglich vor und senden die Rechnung dann per Mail zur definitiven Überprüfung und Bearbeitung an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung.

Hat der Mitarbeiter deren sachliche und rechnerische Sicherheit bestätigt – dies geschieht durch das Setzen eines entsprechenden Häkchens -, leitet er die Rechnung zurück in die Buchhaltung, von wo aus sie nach erneuter Prüfung an den „Anordnungsbefugten“ der Abteilung geht. Der schließt den Vorgang ab und übergibt die Rechnung an das Finanzsystem. „Das elektronische Weiterleiten und Freizeichnen der Rechnungen sorgen für Zeitersparnis und bessere Übersichtlichkeit“, unterstreicht Schneider.

Und es kommt noch mehr hinzu: Großlieferanten sind inzwischen dazu übergegangen, für das Versenden von Papierrechnungen eine Gebühr zu verlangen. Diese Kosten kann die Verwaltung nun schon mal sparen. Laut Wingender sollen Lieferanten zum elektronischen Rechnungsversand animiert werden. „So können wir dazu beitragen, dass deren Kosten sinken“, unterstreicht EDV-Abteilungsleiter Wingender.

Auch der nächste Schritt ist schon geplant - und der betrifft die elektronische Ausgangsrechnung.


Kommentare zu: Stadtverwaltung setzt auf modernes Dokumentenmanagement

Es sind leider keine Kommentare vorhanden


Aktuelle Artikel aus der Region


Kirmes im Aubachdorf macht munter

Oberbieber. Sonntags, sofern physisch möglich, gab es den musikalischen Frühschoppen mit dem Musikverein Nauort und den „Dorfomend“ ...

Zehn Jahre "WesterwaldSteig" – Auch im Wiedtal wird gefeiert

Region/Waldbreitbach. Das wäre nicht möglich ohne die ehrenamtlichen Wegepaten entlang des Steigs. Für den Bereich im Wiedtal ...

Ritter, Händler und Handwerker beim Pfingstspectaculum

Bad Hönningen. Vor dem offiziellen Eingang zum Mittelalterlager, an dem man fünf Taler entrichten musste, bildeten sich Schlangen. ...

Im Engerser Feld beeindrucken Flora und Fauna

Neuwied. Treffpunkt ist der Kundenparkplatz der SWN an der Hafenstraße. Im Gepäck sollten die Teilnehmer unbedingt ein Fernglas ...

Pirschen & Spurenlesen in den Wäldern rund um "MONREPOS"

Neuwied. Der Workshop „Pirschen & Spurenlesen“ findet am Samstag, den 2. Juni von 10 bis 19 Uhr unter der Leitung des zertifizierten ...

Gäste aus Partnerstadt Fountain Hills in Dierdorf

Dierdorf. Am Samstagnachmittag begrüßten Stadtbürgermeister Thoms Vis, die ehemalige Stadtbürgermeisterin Rosemarie Schneider ...

Weitere Artikel


Handwerkskammer lädt zum Genusserlebnis Schokolade ein

Koblenz. In einem von der HwK Koblenz europaweit ausgeschriebenen und organisierten Wettbewerb zum Thema „Schokolade trifft ...

Feuerwehr Puderbach rettet Senior aus misslicher Lage

Steimel. Beim Einsteigen in ein dreitürigen Kleinwagen war ein Senior so unglücklich mit dem rechten Bein unter den Vordersitz ...

Liberale fordern Rücktritt von Ministerin Anne Spiegel

Region. Es brodelt in der FDP. Das Unverständnis über Anne Spiegels Politik weitet sich zum Politikum und bedroht den Ampel-Frieden. ...

Stadtteilgespräche Neuwied: Thema Schwerbehinderung

Neuwied. Wenn durch einen Unfall oder eine Krankheit eine Schwerbehinderung droht, dann sind die meisten Betroffenen erst ...

Platzt die Eröffnung des Kultursommers in Neuwied?

Neuwied. Angesichts neuester Berechnungen zur Verteilung der Landesmittel für das Jahr 2018, die der Stadt Neuwied weitere ...

Tipp: So werden es richtige Dach-Kraftwerke

Neuwied. Mit Solaranlagen zur Stromerzeugung (=Photovoltaikanlagen) kann der hier generierte Strom an Netzbetreiber verkauft ...

Werbung